Koordynacja dnia ślubu

Dzisiaj opowiem Wam dokładnie na czym polega koordynacja w Pretty Little Weddings, jak wygląda dzień ślubu i czemu jest to usługa kluczowa dla wszystkich Par Młodych. Zacznę od tego, że z tej usługi korzystają zarówno Pary, które powierzają mi całość organizacji ich ślubu, jak i te planujące samodzielnie. Koordynacja też, wbrew nazwie nie jest pracą jednodniową. Zacznijmy jednak od początku.  Po otrzymaniu od Was zapytania o termin i ofertę, odsyłam Wam potwierdzenie (jeśli data jest dostępna) wraz z listą moich obowiązków w tym dniu i ceną. Koszt tej usługi to jedyna stała w cenniku PLW – nie jest zależny od liczby gości ani rodzaju wesela (na cenę wpływa jedynie lokalizacja i jej odległość od Poznania). Po podjęciu decyzji, podpisujemy umowę określającą dokładny zakres i warunki współpracy. Zakres ten jest niezmienny, tzn. że rezygnacja, z któregoś z punktu nie wpływa na cenę – np. jeśli chcielibyście, żebym była z Wami krócej. Obejmuje on:

  • doradztwo i konsultacje przez cały okres poprzedzający wesele
  • przejęcie od Pary Młodej komunikacji ze wszystkimi podwykonawcami i obiektem na około miesiąc przed ślubem
  • przygotowanie kalendarza płatności na dzień ślubu
  • przygotowanie szczegółowego harmonogramu działań organizacyjnych dla podwykonawców – a każdy z nich potrzebuje innych informacji
  • omówienie przebiegu dnia ze wszystkimi podwykonawcami
  • przygotowanie dla Pary Młodej i najbliższych osób prywatnego scenariusza dnia ślubu
  • koordynację przygotowań zgodnie z harmonogramem (jeśli możemy rozpocząć przygotowania np. dzień przed weselem to już wtedy jestem na miejscu)
  • koordynację wszystkich podwykonawców w dniu
  • sprawdzenie miejsca ceremonii oraz przyjęcia
  • odbiór elementów dekoracji / papeterii (na życzenie)
  • dostarczenie listów powitalnych do pokoi Gości (na życzenie)
  • rozłożenie winietek i menu na stołach oraz wszystkich innych drobnych elementów (np. księga gości, strefa foto)
  • koordynację dostawy tortu weselnego i rozłożenie słodkiego stołu, jeśli jest taka potrzeba
  • czuwanie nad przebiegiem ceremonii ślubnej
  • koordynację przyjęcia weselnego do końca oczepin (jestem z Wami 15 godzin od rana)
  • witanie Gości w miejscu przyjęcia i pomoc przy znalezieniu miejsc przy stołach
  • koordynację transportu i pomoc w zameldowaniu Gości
  • przygotowanie koszyków ratunkowych do łazienek (na życzenie i koszt Pary)
  • opiekę nad Gośćmi przez cały dzień
  • rozwiązywanie wszystkich bieżących spraw i problemów
  • rozliczenia z podwykonawcami (na życzenie Pary)
  • zwrot w imieniu Pary elementów takich jak np. stojak od tortu już po weselu

 

fot. Bajkowe Śluby

 

W przypadku pakietu kompleksowej organizacji i koordynacji sprawa jest prosta – jestem z Parą od samego początku, uczestniczę w wyborze każdego podwykonawcy i w podejmowaniu decyzji, dzięki czemu na bieżąco czuwam, czy wszystko idzie w dobrą stronę.  Kiedy Para planuje sama, potrzebuję czasu, aby zapoznać się z wszystkim, co już zorganizowali, skontaktować się i przedstawić wszystkim zatrudnionym przy realizacji usługodawcom i przede wszystkim omówić wszystkie ślubne sprawy.  Mimo, że mój zakres pracy jest mniejszy niż przy pakiecie kompleksowym, jestem dla swoich Par dostępna w przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub problemów. No właśnie, problemy. Niestety w większości przypadków po rozmowie z Parą okazuje się, że część zorganizowanych przez nich elementów ma jakieś wady – nieodpowiednio dobrany podwykonawca, kiepsko skonstruowana umowa, źle dopasowane szczegóły, błędy logistyczne. Muszę mieć wystarczająco czasu na wyłapanie tych czerwonych lampek i poinformowanie Was o nich – oczywiście decyzja zawsze pozostaje po Waszej stronie, ale jako Wasz konsultant ślubny dbam, żebyście byli możliwie maksymalnie dobrze przygotowani. Na kilka tygodni przed ślubem chcę, abyście mogli już bardziej wyluzować – wszyscy podwykonawcy i obiekt komunikują się z Wami przeze mnie. Oznacza to, że nie musicie odpisywać na dziesiątki maili i smsów – na większość pytań od zespołu, fotografa czy obiektu jestem w stanie udzielać odpowiedzi bez zawracania Wam głowy – jeśli coś wymaga Waszej decyzji, wtedy daję Wam znać. Taka komunikacja znacznie ułatwia przejście przez ten najbardziej stresujący czas tuż przed, a mi daje możliwość maksymalnego zaangażowania się, co przyniesie najlepszy efekt w samym dniu ślubu.

 

fot. Olga Jędrzejewska

 

W tym najważniejszym dla Was dniu, kluczowe z perspektywy powodzenia są godziny od samego rana, kiedy jesteście zajęci przygotowaniem się. Jako koordynator jestem w obiekcie już przed 9 rano. Wszyscy podwykonawcy dali mi wcześniej znać, o której godzinie zjawią się na miejscu, ja muszę być przed nimi, tak aby pomóc im w przygotowaniach. Drugi powód dlaczego zaczynam tak wcześnie jest taki, aby odpowiednio zaopiekować się Młodą Parą i ich najbliższymi. Po kilku godzinach pojawiają się również pierwsi Goście – oni również potrzebują opieki, wsparcia i informacji. Dzień ślubu to wspólna praca minimum kilkunastu osób – im mniejszy chaos, tym lepiej wszyscy możemy robić, to co robimy najlepiej – tworzyć piękne śluby. Przychodzi czas ceremonii – w zależności od tego, czy odbywa się ona na miejscu, w  obiekcie czy w kościele – Para sama decyduje, jak najlepiej mogę im pomóc. Część prosi o moją obecność w całości mszy, część potrzebuje mnie tylko na początku przy “wypuszczeniu” orszaku, a niektórzy czują się najlepiej wiedząc, że pilnuję ostatnich przygotowań na sali. Po ślubie zaczyna się najszybszy i najtrudniejszy moment całego dnia – transport, życzenia, wejście Gości na salę, toast, zajęcie miejsc i rozpoczęcie obiadu, sesja zdjęciowa, pierwszy taniec, start imprezy, tort… Te wszystkie elementy muszą pójść sprawnie i elegancko. Każde wesele ma swój rytm – Para Młoda i ich Goście mają czuć, że wszystko trochę dzieje się samo, nic nie jest pospieszane ani też opóźniane, atmosfera jest wspaniała i nie czuć w powietrzu żadnych nerwów. Aby tak mogło się stać, potrzebujecie dobrej wróżki, która zepnie wszystko w całość. Wiele Par zastanawia się, czy jest sens zatrudniać konsultanta ślubnego, skoro ich obiekt oferuje im już w cenie opiekę managera (teraz często jest to już nazywane wedding plannerem) – po co mają dublować usługę? Nic bardziej mylnego, manager i konsultant nie robią tego samego, ale maja ten sam cel. Manager jest odpowiedzialny za obiekt, kuchnię i kontakt z nią oraz wszystkie elementy związane z miejscem. Nie zajmuje się on jednak podwykonawcami z zewnątrz ani tym bardziej nie ma z nimi żadnego kontaktu przed, nie prowadzi z nimi żadnych rozmów ani ustaleń. Miejcie to na uwadze.

 

fot. Fabryka Kreatywna

 

Podczas całego wesela moim priorytetem jest Młoda Para i ich Goście. Nie chcę, aby musieli się oni przejmować ani zajmować czymkolwiek innym niż celebrowaniem tej chwili. Podczas każdej imprezy, oprócz elementów zaplanowanych wydarzają się też, takie których w planach nie było. Przy tylu osobach i zmieniających się warunkach nie jesteśmy w stanie przewidzieć i zaplanować każdej minuty – i bardzo dobrze, bo chcę, żebyście mogli być spontaniczni. Ważne jest, żeby te nieplanowane sytuacje nie popsuły jednak całego harmonogramu, ani Waszych nastrojów – wszystkie problemy, pytania, wątpliwości, małe decyzje np. o czasie wydania posiłków zostawcie mi. Angażowanie w to świadków, rodziców czy najbliższych zabiera im nie tylko zabawę, ale też wywołuje dużo nerwów. Mając konsultanta ślubnego nie musicie nawet wiedzieć, co po kolei będzie się działo – przed każdym ważnym momentem przyjdę Wam przypomnieć, powiedzieć gdzie macie stanąć i co robić. Nie potrzebujecie telefonu, ani zegarka – czas się zatrzymał i liczy się tylko to, co tu i teraz. Chcę zdjąć z Waszych ramion wszystkie obowiązki tego dnia, tak aby zostały Wam same przyjemności. Jestem z Wami zazwyczaj do końca oczepin, jako ostatniego elementu w naszym ślubnym scenariuszu (chyba, że chcecie mnie dłużej!). Żegnam się z Wami, Waszymi bliskimi, podwykonawcami (z którymi mogę się również rozliczyć w Waszym imieniu) i zostawiam Was w rękach obsługi, która zadba o Was do rana.

Jeśli chcecie dowiedzieć się o termin, porozmawiać na Skype, dopytać o szczegóły – odezwijcie się do mnie tutaj bądź instagram/facebook. Chętnie odpowiem na wszystkie pytanie, przedstawię ofertę cenową i opowiem jak mogę pomóc. W zakładce MIŁE SŁOWA przeczytacie rekomendacje od moich Par, które są już po 🙂