Czego o weselach nauczył nas 2020
W ostatnich dniach (w sumie już godzinach) tego jakże dziwnego roku moja głowa zaczęła na automacie robić podsumowanie – co się udało, co nie, co zmienić w przyszłości, taki wiecie, rachunek sumienia. Aż sama sobie powiedziałam stop, bo myślę, że ten rok był dla wszystkich takim wyzwaniem, że może lepiej nie myśleć do tyłu. Ale, patrząc w przyszłość, nadal możemy wyciągnąć z tego roku kilka lekcji a propos planowania ślubu, które powinniście wziąć do serca. 2020 był bardzo trudny zarówno dla Par Młodych, zmuszonych często do przełożenia terminu wesela, zmniejszenia liczby gości i czekania jak na szpilkach do ostatniej chwili, czy czegoś nie zablokują jak i całej branży ślubnej, która niestety skutki pandemii będzie odczuwać jeszcze dłuższy czas i w tym momencie nadal jest zablokowana. Poniżej moja lista “ślubnych lekcji”.
kwiaty i deko: INNA Studio, foto: Bajkowe Śluby, miejsce: Dworek Separowo, ślub: Magda i Mikes
- Liczy się jakość gości weselnych, a nie ich liczba.
Tegoroczne wesela, które odbyły się w poszczególnych strefach z założeniem maksymalnej liczby osób zaproszonych, pokazały, że nie trzeba mieć +100 gości, żeby fenomenalnie się bawić. Dla wielu planujących ślub ogromnym stresem była grupa gości odwołujących na ostatnią (czasami naprawdę OSTATNIĄ) chwilę swoją obecność. Najczęściej wynikało to z obawy przed potencjalnym zagrożeniem, ale w niektórych przypadkach takie odwołanie obecności było gościom na rękę (bo może nie chcieli przychodzić, nie stać ich było na kopertę, cokolwiek). Nie mnie oceniać, Pary jednak musiały mierzyć się z ogromnymi kosztami za osoby nieobecne, co przy wszystkim dookoła powodowało jeszcze większe nerwy. Pocieszałam ich, że jeśli ktoś nie chce być na ich weselu to lepiej, że go nie będzie. Dążę do tego, że naprawdę zastanówcie się pięć razy, czy potrzebujecie dużego wesela. A jeśli ma być duże, to niech będą to goście zapraszani z Waszej potrzeby, a nie bo tak wypada. Uwierzcie mi, tak samo magiczną atmosferę możemy zbudować przy 30 osobach – osobiście jestem fanką kameralnych przyjęć, bo są dużo bardziej intymne i personalne.
2. Konsultant ślubny to naprawdę potrzebna usługa.
Patrząc na to, ile miałam pracy z przekładaniem sporej części wesel moich Par, nie chcę myśleć, ile z Was musiało przejść przez stres robienia tego samemu. Znalezienie i konsultowanie nowych terminów, tak aby nie musieć rezygnować z żadnego zatrudnionego podwykonawcy, zmiany w umowach, aneksy, kurczące się z minuty na minutę kalendarze (serio, w tym roku znalezienie wspólnego terminu dla wszystkich było jak wygrana w totka!) – naprawdę było tego sporo. Dodatkowo, oprócz pomocy moim Parom starałam się też możliwie wspomóc wszystkie Panny Młode piszące do mnie w panice na maila i instagrama. Widziałam też, co dzieje się na ślubnych forach – powtarzanie fake newsów, zabijanie się o zwroty zadatków i generalny chaos pokazały jak kluczową usługą jest wedding planner. Bo gdy wszystko się wali i nagle musicie diametralnie zmienić plany, to osoba taka jak ja jest po prostu niezbędna. Potrzebujecie kogoś “wewnątrz”, kto ułoży cały ten bałagan mając na celu Wasze dobro i spokój. Mogę z radością powiedzieć, że moje przełożone Pary przeszły ze mną ten proces bardzo gładko, a te które zdecydowały się zaryzykować przez cały czas miały moje wsparcie i gotowość do wprowadzenia planu B!
3. Podwykonawcy weselni to dużo więcej niż obsługa, którą zatrudniacie.
Ten sezon, jeszcze zanim się na dobre zaczął, bo już od marca, pokazał mi dobitnie kto jest kim w branży. Dla kogo każde zlecenie, to ważni ludzie, o których należy zadbać, a dla kogo klient to przelew na konto. Po prostu. Mam nadzieję, że nie doświadczyliście tego na własnej skórze, ale niestety część podwykonawców (i to takich, po których bym się tego w ogóle nie spodziewała!) próbowała na pandemicznej sytuacji dodatkowo zarobić. Dlatego, skoro macie w swoim teamie (a życzę Wam, żebyście mieli samych takich) wspaniałych profesjonalistów, którzy w kryzysowej sytuacji potraktowali Was z szacunkiem, troską i dali poczucie bezpieczeństwa, że dacie radę, że znajdziecie kompromis i zrobicie to wesele RAZEM to pamiętajcie, żeby ich docenić. Nawet teraz, w ciężkiej zimie napiszcie im maila, pytając co u nich, jak sobie radzą, pisząc, że nie możecie się doczekać ich pomocy, zdjęć, występu, makijażu etc. Jeśli Was na to stać i macie taką możliwość i chęć to zapytajcie czy nie potrzebują, żeby inaczej rozłożyć pozostałą płatność (np. jakaś mniejsza wpłata teraz, a ostatnia pomniejszona o tę kwotę) – dla niektórych z branży ten okres teraz jest bardzo trudny i taka wpłata to może być…być albo nie być. Po weselu KONIECZNIE wystawcie im recenzje gdzie tylko się da, napiszcie miłe słowa, które będą mogli zawrzeć na swoich kanałach i podzielcie się zdjęciami z realizacji, tak żeby mogli się pochwalić i dzięki temu zdobywać kolejne Pary.
4. Czasem plany zmieniają się na ostatnią chwilę i to jest ok.
Tutaj mrugam sama do siebie, bo naprawdę musiałam włożyć dużo trudu i pracy wewnętrznej, żeby to przetrawić. Wiecie, zboczenie zawodowe. Coś wspaniałego wymyśliłam, zorganizowałam, potwierdziłam, połączyłam się z tym emocjonalnie i nagle ….. bombki strzelił. I zaczynamy od nowa! Nigdy nie lubiłam zmian ani takich sytuacji, ale nagle okazało się, że świetnie sobie z nimi radzę. I zamiast tego jednego pomysłu mam 10 następnych – adaptuje się do tego, co się akurat dzieje. Nie zawsze musi być tak jak pierwotnie założyłam – i planując wesele, w trakcie czy po pandemii warto tę lekcję wziąć do serca, będzie Wam po prostu łatwiej. Ślub to tyle zmiennych i czynników zewnętrznych, że nie ma opcji, żeby pierwszy plan był tym końcowym. Nie zawsze też, mimo najszczerszych chęci wszystko będzie dokładnie tak, jak założyliście. Bo np. hurtownia wyśle inny odcień serwetek niż zamówione i nie będzie czasu na ich zmianę. I chociaż wiem, że będąc w takim weselnym bąbelku można to wziąć za koniec świata to wiecie co? To tylko serwetki. Widocznie były Wam pisane pistacjowe!
5. Porządny budżet i czytanie umów to podstawa.
Wyobraźcie sobie sytuację, w której jesteście już na etapie podpisanych umów, wpłaconych zadatków, ustalonych stawek i nagle okazuje się, że imprezę trzeba przełożyć… A nie, czekajcie, to wydarzyło się naprawdę! Zmiana terminu dla wielu Par oznaczała zmianę wielu kosztów – utratę zadatków, potrzebę podpisania dodatkowych zobowiązań, zmianę cen w obiekcie, potencjalny wzrost cen np. alkoholu, utracone kupione bilety lotnicze, czy tak jak pisałam wcześniej konieczność płacenia za nieobecnych. I nagle, jeśli nie mieli budżetu mogło się okazać, że na przełożenie wesela po prostu ich nie stać. Rozpisany, konkretny budżet daje Wam nie tylko kontrolę nad wydatkami, ale też szansę na wybrnięcie z kryzysowej sytuacji. Taki budżet, stale aktualizowany przygotuje dla Was każdy wedding planner. Druga kluczowa sprawa, to czytanie (i negocjowanie) umów. Banał, co? Naprawdę, naczytałam się w tym roku tyle historii o zleceniodawcach zatrudnianych na słowo, zadatkach bez pokrycia i kontraktach nie określających sytuacji, która właśnie ma miejsce… Umowa powinna zabezpieczać Was i podwykonawcę, określać szczegółowo formę, daty i kwoty wpłat i scenariusz co dalej, jeśli któreś z Was będzie musiało z umowy się wycofać (np. ze względu na siłę wyższą). Wyjątkowo ważna jest też szczegółowość umowy z obiektem – ten rok pokazał, że pilnowanie zapisu o ile procent może maksymalnie zmaleć liczba gości może oszczędzić Wam mnóstwo pieniędzy. Czytajcie umowy, konsultujcie je, jeśli nie wiecie – pytajcie. Przed podpisaniem!